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Votre mission

 

Boiron est un laboratoire pharmaceutique familial et indépendant, spécialisé dans la fabrication des médicaments homéopathiques de très haute qualité.

Présents dans plus de 50 pays (21 filiales), et avec plus de 3 600 collaborateurs, nous développons avec rigueur et passion notre projet pour la santé : augmenter la quantité et la qualité de vie des patients partout dans le monde en concevant et en garantissant à tous les patients des solutions fiables et de haute qualité qui respectent l’individu et qui lui permettent de soigner sans risque.

Notre entreprise place la philosophie sociale à la base de sa réussite économique et l’épanouissement des salariés au cœur de leur efficacité. Nous aimons la convivialité, les relations simples et directes, le dialogue dans l’écoute, le respect mutuel et la transparence des règles du jeu. La filiale belge compte une centaine de collaborateurs qui soutiennent au quotidien ses valeurs: rigueur, passion, plaisir & performance.

Pour nous aider à atteindre notre mission, nous recherchons :

Un(e) Assistant(e) de Direction

pour assister le directeur de filiale ainsi que l’ensemble de l’équipe de Direction dans la préparation et le suivi des dossiers et actions conduites. Prendre en charge les activités de secrétariat inhérentes au fonctionnement de l’entité.

Activités

 

SECRETARIAT « COURANT »:

  • Dactylographier, mettre en forme et diffuser des documents (lettres, rapports, dossiers),
  • Accueillir et orienter des visiteurs (accueil physique et téléphonique), apporter des réponses aux questions des interlocuteurs,
  • Assurer la liaison avec les différents interlocuteurs internes / externes,
  • Gérer l’agenda du responsable ou directeur de filiale et/ou éventuellement d’un ou plusieurs responsables,
  • Organiser leurs déplacements,
  • Organiser les réunions, les lunchs, les séminaires
  • Assurer le classement et l’archivage des documents,
  • Effectuer ou relire des traductions,
  • Participation aux réunions et réalisation des comptes-rendus et suivi des actions décidées,
  • Gestion du planning de la Direction et validation des demandes de congés, absences, etc.
  • Suivi des contrats

 

SUIVRE DIFFERENTS TABLEAUX DE BORD D’ACTIVITE :

  • Collecter, vérifier puis analyser certaines données,
  • Centraliser ou redispatcher ces données dans différents tableaux de bord de suivi,
  • Diffuser ces données aux personnes concernées.

 

SUIVI  DES  DEPENSES / DU  BUDGET :

  • réceptionner et contrôler les factures,
  • assurer en temps réel le suivi des dépenses,
  • traiter les éventuelles anomalies,
  • engager les commandes, suivre la réception et la facturation des commandes
  • réalisation des notes de frais

 

ASSISTER LE RESPONSABLE / DIRECTEUR DANS LA PRISE EN CHARGE DE PROJETS SPECIFIQUES :

La titulaire du poste peut, à la demande, être amenée à prendre en charge tout ou partie de la gestion d’un dossier spécifique :

  • Participer à l’organisation logistique d’évènements (convocations, réservations, envoi de documents, suivi de A à Z, gestion des imprévus …),
  • Contacter des partenaires locaux, des prestataires pour demande d’informations, négocier des tarifs,
  • Réaliser une étude sur un thème particulier,

Votre profil

 

  • Diplôme et/ou expérience similaire en secrétariat (un minimum d’années  - 3 à 5 ans?)
  • IT : très bonnes connaissances des outils informatiques
  • Langues : maitrise parfaite du NL et du FR et bonnes connaissances en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Souci du détail, minutie, rigueur, méthode et fiabilité
  • Mémoire (des situations précédemment résolues, …)
  • Respect des délais et suivi de ceux-ci auprès des différentes parties
  • Grand sens de l’organisation et de la coordination
  • Sens de la confidentialité, discrétion
  • Ecoute active (capacité à prendre en compte et à comprendre les attentes et les besoins des interlocuteurs)
  • Empathie (compréhension, volonté de dialogue), humilité, souplesse
  • Esprit/prise d’initiatives, volontaire
  • Grande proactivité
  • Capacité à travailler seul, faire preuve d’une grande autonomie mais également savoir travailler en équipe
  • Capacité à s’adapter aux évolutions du métier, du service, de l’entreprise
  • Esprit constructif et positif
  • Parfaite résistance au stress et savoir gérer les imprévus
  • Excellente gestion du temps, des priorités et des urgences
  • Savoir faire preuve de flexibilité tant au niveau des tâches que des horaires

Une ambiance familiale au sein d’un groupe international  

 

Une entreprise à taille humaine, active dans un secteur dynamique. Une fonction variée qui allie spécialité et transversalité. Un management à l’écoute et attentif au bien-être de ses collaborateurs. Un environnement de travail exceptionnel. Un package salarial complet à la hauteur du niveau de la fonction.

Notre job t'intéresse fortement?

Tu aimerais bien travailler chez Boiron Belgium?

 

Nous serons ravis de te recontrer !