pictoEvere (Brussel)pictoVast contract van onbepaalde duurpicto/

Je functie

 

Boiron is een familiaal en onafhankelijk farmaceutisch labo, gespecialiseerd in de productie van homeopathische geneesmiddelen van zeer hoge kwaliteit. Aanwezig in meer dan 50 landen
(21 dochterondernemingen) en met meer dan 3.600 werknemers ontwikkelen we ons gezondheidsproject met oog voor precisie en passie:

de levenskwaliteit en – kwantiteit verhogen van patiënten overal ter wereld  door het ontwikkelen en ter beschikking stellen van betrouwbare oplossingen van hoge kwaliteit die het individu respecteren en die hem/ haar zonder risico kunnen verzorgen.

Ons bedrijf plaatst haar sociale filosofie aan de basis van haar economisch succes en de ontwikkeling van werknemers in het hart van haar efficiëntie. We houden van gezelligheid, eenvoudige en directe relaties, dialoog, wederzijds respect en transparantie. De Belgische dochteronderneming heeft ongeveer honderd werknemers die haar waarden dagelijks ondersteunen: precisie, passie, plezier & performantie.

Ter versterking bij de uitvoering van onze missie, zijn we op zoek naar:

een Executive Assistant

om de filiaalmanager en het hele managementteam bij te staan bij de voorbereiding en follow-up van dossiers en uitgevoerde acties. De secretariaatswerkzaamheden die inherent zijn aan de werking van de entiteit op zich nemen.

 

Activiteiten

 

ROUTINEMATIG" SECRETARIEEL WERK:

- Typen, opmaken en verspreiden van documenten (brieven, rapporten, dossiers),

- Onthaal en doorgeleiding van bezoekers (fysieke en telefonische ontvangst), beantwoorden van vragen van gesprekspartners,

- Contacten onderhouden met de verschillende interne en externe contacten,

- Beheer van de agenda van de filiaalmanager of directeur en/of eventueel van een of meer managers,

- Organiseer hun reis,

- Organiseren van vergaderingen, lunches, seminars

- Organiseren van vergaderingen, lunches, seminars, enz. Zorg dragen voor de archivering en archivering van documenten,

- Vertalingen maken of corrigeren,

- Deelnemen aan vergaderingen, notuleren en zorgen voor de follow-up van de genomen maatregelen,

- Beheer van de managementagenda en validering van verzoeken om verlof, afwezigheden, enz.

- Follow-up van contracten

 

OPVOLGING VAN DIVERSE ACTIVITEITSDASHBOARDS:

- Verzamelen, verifiëren en analyseren van bepaalde gegevens,

- Centraliseer of herverdeel deze gegevens in verschillende bewakingsdashboards,

- Verspreid deze gegevens onder de betrokkenen.

 

TOEZICHT OP UITGAVEN / BEGROTING :

- Facturen ontvangen en controleren,

- Zorgen voor real-time monitoring van de uitgaven,

- Omgaan met eventuele anomalieën,

- Orders vastleggen, opvolgen van de ontvangst en facturatie van orders

- Verwerking van onkostendeclaraties

 

DE MANAGER/DIRECTEUR BIJ TE STAAN BIJ HET BEHEER VAN SPECIFIEKE PROJECTEN:

Op verzoek kan de ambtenaar worden verzocht het beheer van een specifiek dossier geheel of gedeeltelijk op zich te nemen:

- Deelnemen aan de logistieke organisatie van evenementen (uitnodigingen, reserveringen, verzenden van documenten, follow-up van A tot Z, beheer van onvoorziene gebeurtenissen ...),

- Contact opnemen met lokale partners en dienstverleners om informatie op te vragen en over tarieven te onderhandelen,

- Het uitvoeren van een studie over een bepaald thema.


    Je profiel

     

    - Diploma en/of soortgelijke ervaring in secretariaatswerk (minimaal 3 tot 5 jaar)

    - IT : zeer goede kennis van computertools

    - Talenkennis: perfecte beheersing van het NL en FR en goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling

    - Aandacht voor details, nauwgezetheid, nauwgezetheid, methode en betrouwbaarheid

    - Geheugen (van eerder opgeloste situaties, enz.)

    - Respect voor deadlines en follow-up met de verschillende partijen

    - Groot gevoel voor organisatie en coördinatie

    - Gevoel voor vertrouwelijkheid, discretie

    - Actief luisteren (in staat zijn rekening te houden met en inzicht te verwerven in de verwachtingen en behoeften van de gesprekspartners)

    - Empathie (begrip, bereidheid tot dialoog), nederigheid, flexibiliteit

    - Geest/nemen van initiatief, vrijwillig

    - Zeer proactief

    - Vermogen om alleen te werken, een grote mate van autonomie te tonen, maar ook te weten hoe te werken in een team

    - Vermogen om zich aan te passen aan veranderingen in de business, de afdeling en het bedrijf

    - Constructieve en positieve geest

    - Perfecte weerstand tegen stress en het vermogen om te gaan met het onverwachte

    - Uitstekend beheer van tijd, prioriteiten en noodgevallen

    - Flexibiliteit ten aanzien van taken en schema's

     

    Een familiale sfeer binnen een internationale groep  

    Een bedrijf op mensenmaat, actief in een dynamische sector. Een gevarieerde baan die specialisatie en transversaliteit combineert. Een managementteam dat luistert naar en zich bekommert om het welzijn van zijn werknemers. Een uitzonderlijke werkomgeving. Een volledig salarispakket in overeenstemming met het niveau van de functie

    Onze job interesseert je enorm?

    Kom je graag werken bij Boiron?

    We willen je dan zeker ontmoeten!