Responsable de l’établissement

Votre position

En collaboration avec le directeur général et les membres du comité de direction (et en lien avec la direction groupe), participer aux stratégies de l’entreprise, assurer leur mise en place et assurer la responsabilité de l’établissement.

En tant que responsable de l’établissement, sa mission principale est de proposer et mettre en place des actions permettant de garantir la qualité des fabrications et le service rendu aux clients. Organiser le travail et animer les équipes. Être le garant du respect des bonnes pratiques de fabrication et de distribution, et veiller au bon fonctionnement de l’établissement.  Libérer les lots de matières premières et de produits intermédiaires ainsi que les préparations extemporanées réalisées sur le site.

Votre mission 

Représenter l’entreprise à l’intérieur et l’extérieur de l’entreprise, véhiculer le projet et les valeurs de l’entreprise.

En tant que responsable de l’Etablissement :

Par « établissement », on entend les services : Préparatoire, expéditions et SRC (Service Relation Client).

ORGANISATION DU TRAVAIL ET ANIMATION :

-          Superviser les responsables dans la gestion et l’organisation de leur service, leur procurer toutes les informations utiles pour :

·       Prévoir et planifier les ressources

·       Répartir et organiser le travail (gestion des tâches fixes, inventaire, nouvelles procédures, ...)

·       Aménager les horaires et les locaux

·       Gérer le management d’équipe

·       Assister les responsables de service pour l’animation, la motivation et l’évaluation des salariés, l’élaboration des plans de formation etc., en vue de garantir un fonctionnement souple et de qualité de l’établissement, respectant les règles de l’entreprise

·       Animer les réunions opérationnelles avec les responsables de service de l’établissement et les motiver ainsi que leur équipe (veiller à leur préparation et au suivi des plans d’actions) 

·       Relayer l’information pour favoriser les synergies entre les équipes et impulser la polyvalence interservices 

-          Assurer le recrutement en collaboration avec les Ressources Humaines et les responsables de service

-          Participer à l’activité des services en cas de nécessité impérieuse

GESTION :

-          Coordonner et gérer l’établissement : gestion du personnel (congés, absences,…), contrôle des factures (vérification et imputation), suivi des retards de livraison, règlement des litiges avec clients et fournisseurs,… 

-          Exploiter les outils et indicateurs de gestion fournis par les différents services du siège (analyse des écarts et propositions d’actions), si besoin définir des outils de gestion ou indicateurs propres à l’établissement en vue d’en optimiser le fonctionnement et les ressources disponibles

-          Budget : proposer et participer à l’élaboration des prévisions d’investissement de productivité, d’heures travaillées 

-          Préparer, animer et garantir le bon déroulement des inventaires et contribuer à l’organisation du plan de reprise d’activité de l’établissement après arrêt de l’établissement

FONCTION PHARMACEUTIQUE ET TECHNIQUE :

Le Responsable de l’Etablissement travaille en étroite collaboration avec le Pharmacien Responsable de l’Assurance Qualité :

-          Il veille à l’application des GMP, des GDP, et au respect des procédures internes

-          Il contribue à préserver le bon fonctionnement des locaux, des équipements et la sécurité des personnes

-          Il s’assure de la mise en place des procédures

-          Il garantit le bon entretien des locaux et des équipements associés (centrale de traitement d’air, suivi des contrats d’entretien, signature des logbooks,…)

-          Il participe aux inspections pharmaceutiques et aux audits internes

-          Il assure la formation initiale et continue des responsables de service et des équipes

-          Il contrôle et participe à la validation des compétences

-          Il participe aux formations continues du personnel de la distribution

-          Il assure le suivi des plaintes, remarques et écarts de température signalés par les responsables de l’établissement ou du magasin de produits finis

-          Il participe au rappel des médicaments le cas échéant

-          Il est la personne de contact local pour la pharmacovigilance

-          Il participe à l’activité des services en cas de nécessité

ROLE « EXTERNE » :

-   Relation client :

Dans le cadre de la politique de communication externe et commerciale de l’entreprise :

·       Il est l’interlocuteur des pharmaciens et médecins, et, notamment, répond à leurs demandes d’informations

·       Il propose / organise / conduit des visites de l'établissement pour les pharmaciens, les médecins, le grand public, les équipes officinales

·       Il participe à dispenser un enseignement de l’homéopathie en interne

·       Il représente Boiron dans certains congrès, forums …

-    Prestataires Externes :

·       Il assure la renégociation et le suivi des contrats

·       Il assure la recherche de nouveaux prestataires

·       Il contrôle les factures (vérification et imputation) 

·       Il suit les retards de livraisons, le règlement des litiges avec les clients et les fournisseurs, etc.

GESTION DES DONNEES ET INFORMATIQUE METIER :

-          Il est chargé de mettre à jour et de modifier les bases de données et les fichiers liés :

·       Création/modifications d’articles dans JDE

·       Gestion des données clients (dans JDE et programme de CRM)

·       Gestion des fichiers articles

-          Il fait le lien entre le département distribution et le service informatique de Boiron Belgique et du groupe pour ce qui concerne les aspects métier.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :

-          Il participe à des groupes de travail ou de projet de l’entreprise.

Quel type de profil recherchons nous ?

-          Diplôme pharmaceutique

-          QP est un +

-          Langues : FR / NL est un +

-          Time management

-          Project management

-          Gestion d’équipe

-          IT : bonne connaissance des outils Office

-          Organisé et rigoureux

-          Ouvert d’esprit et créative

-          Autonome et bon esprit d’équipe

-          Bonne gestion du temps

-          Influenceur et négociateur

-          Bon relationnel et orienté client

-          Sens de l’observation et de la perfection

-          « Multi-tasker »

-          Capacités rédactionnelles

-          Flexible et réactive

-          Résiste au stress

Qu’offrons-nous ?

Nous offrons un package salarial attractif, incluant une assurance hospitalisation ainsi qu’une assurance groupe, des chèques repas & éco chèques, des jours de récupération de travail, une flexibilité d’organisation du temps de travail, des possibilités de formations etc.