Vestigingsverantwoordelijke

Jouw positie

In samenwerking met de algemeen directeur en de leden van het directiecomité (in overleg met de groepsdirectie), neem je deel aan het bedrijfsbeleid, zorg je voor de uitvoering ervan en draag je de verantwoordelijkheid over de vestiging.

Als vestigingsverantwoordelijke is je hoofdtaak acties voor te stellen en te implementeren die de kwaliteit van de fabricatie en de dienstverlening aan klanten garanderen. Je organiseert het werk en stuurt de teams aan. Je waakt over de naleving van de goede fabricage- en distributiepraktijken en zorgt voor het correcte functioneren van de vestiging.

Je staat in voor de vrijgave van grondstoffen, tussenproducten en extemporane bereidingen die ter plaatse worden uitgevoerd.

Jouw taken

De onderneming intern en extern vertegenwoordigen, en het bedrijfsproject en de waarden uitdragen.

Onder “vestiging” worden de diensten verstaan: Voorbereiding, verzending en SRC (Customer Relations Service).

Organisatie va het werk en aansturing

• Toezicht houden op de verantwoordelijken bij het beheer en de organisatie van hun dienst en hen alle nuttige informatie bezorgen voor:

-          Het voorzien en plannen van de middelen

-          Het verdelen en organiseren van het werk (beheer van vaste taken, inventaris, nieuwe procedures, …)

-          Het organiseren van werkroosters en lokalen

-          Het beheren van het teammanagement

-          Het ondersteunen van de dienstverantwoordelijken bij de animatie, motivatie en evaluatie van medewerkers, het opstellen van opleidingsplannen, enz., om een soepel en kwalitatief functioneren van de vestiging te verzekeren, in overeenstemming met de bedrijfsregels

-          Het leiden van operationele vergaderingen met de verantwoordelijken van de vestiging en hen en hun teams motiveren (voorbereiding en opvolging van actieplannen)

-          Het doorgeven van informatie om synergie tussen teams te bevorderen en interservice polyvalentie te stimuleren

• Rekrutering verzekeren in samenwerking met HR en de dienstverantwoordelijken
• Indien nodig deelnemen aan de activiteiten van de diensten

Beheer

De vestiging coördineren en beheren: personeelsbeheer (verlof, afwezigheden, …), factuurcontrole (verificatie en toewijzing), opvolging van leveringsachterstanden, behandeling van geschillen met klanten en leveranciers, …

Gebruikmaken van de beheersinstrumenten en indicatoren van het hoofdkantoor (analyse van afwijkingen en voorstellen van acties). Indien nodig eigen beheersinstrumenten of indicatoren definiëren om het functioneren en de middelen te optimaliseren.

Budget: voorstellen doen en deelnemen aan het opstellen van investeringsvooruitzichten in productiviteit en gewerkte uren

Inventarissen voorbereiden, leiden en correct laten verlopen; bijdragen aan het opstellen van het herstelplan na een bedrijfsstop.

Farmaceutische en technische functie

-          De Vestigingsverantwoordelijke werkt nauw samen met de Apotheker Verantwoordelijke voor Kwaliteitsborging:

-          Toezien op de toepassing van GMP, GDP en interne procedures

-          Bijdragen aan het goede functioneren van de lokalen, installaties en de veiligheid van personen

-          Instaan voor de implementatie van procedures

-          Garanderen van het correct onderhoud van de lokalen en bijbehorende uitrusting (luchtbehandelingscentrale, opvolging van onderhoudscontracten, ondertekening van logboeken, …)

-          Deelnemen aan farmaceutische inspecties en interne audits

-          Instaan voor de initiële en permanente opleiding van dienstverantwoordelijken en teams

-          Bekwaamheden controleren en valideren

-          Deelnemen aan permanente opleidingen van het distributiepersoneel

-          Opvolgen van klachten, opmerkingen en temperatuursafwijkingen die door de verantwoordelijken van de vestiging of de afgewerkte-productenmagazijn worden gemeld

-          Deelnemen aan geneesmiddelenrecalls indien nodig

-          Lokale contactpersoon zijn voor farmacovigilantie

-          Deelnemen aan de activiteiten van de diensten indien nodig

Externe rol

Relatie met klanten:

In het kader van het externe en commerciële communicatiebeleid:

-          Contactpersoon zijn voor apothekers en artsen en hun informatieaanvragen beantwoorden

-          Bezoeken aan de vestiging voorstellen / organiseren / leiden voor apothekers, artsen, het grote publiek en officineteams

-          Intern homeopathie-onderwijs mee verstrekken

-          Boiron vertegenwoordigen op congressen, fora, …

Externe dienstverleners:

-          Onderhandelen en opvolgen van contracten

-          Op zoek gaan naar nieuwe dienstverleners

-          Facturen controleren (verificatie en toewijzing)

-          Leveringsachterstanden opvolgen, geschillen met klanten en leveranciers behandelen

Data - en - IT beheer

 Instaan voor het updaten en wijzigen van databanken en gekoppelde bestanden:

-          Aanmaak/wijziging van artikels in JDE

-          Beheer van klantgegevens (in JDE en CRM-programma)

-          Beheer van artikelbestanden

Schakel vormen tussen de distributieafdeling en de IT-diensten van Boiron België en de groep voor alle vakgebonden IT-aspecten

Aanvullende activiteiten

Deelnemen aan werkgroepen of bedrijfsprojecten

Welk profiel zoeken we?

-         Farmaceutisch diploma

-         QP is een pluspunt

-         Talen: FR / NL is een pluspunt

-         Time management

-         Project management

-         Teambeheer

-         IT: goede kennis van Office-tools

-         Georganiseerd en nauwkeurig

-         Open-minded en creatief

-         Autonoom en teamspeler

-         Goede tijdsorganisatie

-         Overtuigend en onderhandelingsvaardig

-         Goede communicatieve vaardigheden en klantgericht

-         Observatievermogen en streven naar perfectie

-         “Multitasker”

-         Goede schrijfvaardigheden

-         Flexibel en reactief

-         Stressbestendig

Wat bieden wij?

Wij bieden een aantrekkelijk salarispakket, inclusief hospitalisatieverzekering en groepsverzekering, maaltijd- & eco-cheques, recuperatiedagen, flexibele werkorganisatie, opleidingsmogelijkheden, enz.